Diferencia entre revisiones de «Zoho CRM English»

Revisión del 10:41 16 feb 2023

If you are a Zoho CRM user, you can integrate our virtual switchboard services with your CRM.

What is Zoho CRM?

Zoho CRMis a customer relationship management (CRM) solution under the Saas modality (“Software as a service”), which allows you to manage all interactions with your customers. Zoho CRM helps your organization automate sales, marketing, customer service, and inventory management functions in a single system.

With the integration of our Virtual PBX You can extend the functionality of this CRM, adding the possibility of make and receive calls with all the power of the Virtual PBX (unlimited extensions, interactive menu or I.V.R, welcome message, 5 forwarding to other phones, compatible with Apps, APIs...)

Keep in mind that even if you make the call from Zoho you will always need a physical phone or a softphone.

Zoho CRM Activation: Manual in English

You need to activate the PhoneBridge module, which you will find in Settings > Extensions & APIs > Other > Zoho PhoneBridge.

Once you are in the PhoneBridge, select as operator Duocom Europe S.L.

What do you have to do at Telefácil ?

Register in Telefácil, or create new account.
Go to Centralita Virtual, or you can create a new PBX.
In PBX configuration go to CRM and then go to activar la integración con Zoho CRM.

Select Zoho, if it is the first time you have to activate the integration with Zoho by clicking on the button.

Zoho CRM Authorization

If you are logged in Zoho CRM, the authorization page will appear directly, otherwise, it will ask you to log in to your Zoho account.

Configuration

Once the process is finished you will be able to assign zoho users with the extensions of your Virtual Switchboard.

In the box you have all the extensions available in your PBX with the following information:

Usuario Zoho: It has a selector where you can choose one of Zoho's active users, in the example "prueba@gmail.com".
Nº teléfono para llamadas salientes: It is the number with which you are going to call, in the example "928000000" (This number is the one to which the first call of the *callback).

*What is callback?
The callback is a mechanism by which you will receive a call to your number (in this case the one you specified as the number for outgoing calls) and when you pick up, the call will be made to the destination. The number to receive the first callback call can be a mobile, a landline or your virtual switchboard extension (which you have previously configured on an IP phone or softphone).

Mask for outgoing calls: It is the mask, or number that appears to the recipient of the call. You can select one of the ones you have contracted. In the example it is "987654321".

Once you configure all the users you can start using the service.

Advance configuration

Forwarding to multiple extensions or call queue

You can assign multiple Zoho CRM users to the same extension by selecting the option Enabling the connection of an extension to more than one Zoho user. Save the changes and select the users for the same extension usingCtrl + select to select one by one, if you want to select them in a list Mayúscula + selección.

This is especially useful for incoming extensions that have diversions to other extensions or for those that have a call queue assigned to them.

Use case 1: Extensions with forwarding to Voip from other extensions

We explain it for a use case:

We have configured our switchboard as seen in the image, a direct to extension 1 and in this diversions to the voip extensions 80 and 81.

If we had, for example, 2 departments (ext 1 and ext2) with referrals to different voips in each of them, the process would be repeated for ext2.

Every time a call arrives it will be sent to the users registered with voip in their respective extensions.

The problem is that even though the call is sent to the voip of extension 80, the called extension is 1. That's why the standard configuration in Zoho doesn't work for us, we have to activate the advanced settings.

The first option of the advanced settings: "Allow selecting multiple users by extension", will allow us to associate Zoho users ana@miempresa.es alberto@miempresa.es to extension 1. In this way, when a call arrives, Ana and Alberto's phones will ring and the incoming call will appear in Zoho for both of them. When Ana or Alberto pick up, the other person's Zoho call notification will disappear.

Integración avanzada con sofphone y teléfonos IP

Los requisitos son:

Utilizar nuestro sofphone Voip Duocom, en cualquiera de sus versiones (Android, iOS, Windows, Mac o Linux)
Tener un teléfono Yealink con firmware igual o superior a 82.
Tener un teléfono Cisco SPA

Si cumple con los requisitos puede realizar una integración más avanzada con su Zoho CRM, permitiendole retener llamadas, silenciar, colgar una llamada en curso e incluso descolgar una llamada que está recibiendo. Todas estas acciones desde el mismo CRM sin tener que realizar ninguna acción en el teléfono o softphone.

En primer lugar debe activarla en Centralita > Configuración > CRM > Zoho CRM > Configuración avanzada. La opción que tendrá que activar es "Habilitar la integración directa con la app Voip Duocom, con un Cisco SPA o con un Yealink"

Una vez que esté activada tendrá que seguir los siguientes pasos:

1.Obtener la MAC del dispositivo

¿Cómo obtener la MAC en Voip Duocom?

En Voip Duocom para móviles acuda a Ajustes > Ayuda > Soporte técnico. En las opciones de la parte superior derecha verá "Mostrar ID". Ese es el valor que tiene que utilizar. Para las versiones de Voip Duocom de escritorio (Windows, Mac y Linux) bastará con ir a Ayuda > Ver mis direcciones IP y MAC

¿Cómo obtener la MAC en los teléfonos compatibles?

En teléfono Yealink tendrá que seguir los siguientes pasos:

Pulsar brevemente el botón OK
En la pantalla podrá ver los datos IP, MAC y versión de firmware

Para teléfonos Cisco SPA haga lo siguiente:

Pulsar el botón de menú
Ir a la opción 10 Información producto
Con la flecha desplácese hasta ver Dirección MAC

2.Colocar la MAC y el usuario correspondientes en el panel de configuración principal de Zoho CRM

El usuario será de la forma <número de centralita>.<extensión> (Ej. 973890196.70) y la MAC tendrá que escribirla tal cual le aparece en el VoIP Duocom o teléfono.

Para teléfono Cisco SPA o Yealink es importante que el usuario que va a utilizar esté registrado en la primera línea. Ya que el teléfono llamará por defecto desde la primera línea y si tiene varias cuentas registradas en el mismo terminal no funcionará como desea.

Integración de las grabaciones de llamadas con Zoho

Si usted tiene contratado el servicio de Grabaciones en Telefácil, las grabaciones de las llamadas que han llegado o salido de Zoho CRM le aparecerán en su panel de Zoho sin realizar ninguna acción (desde que termina la llamada hasta que aparece la grabación en Zoho pueden pasar unos minutos).

No obstante, las grabaciones en Telefácil desaparecen a los 15 días. Si usted quiere guardar sus grabaciones en un servidor externo y que las grabaciones se enlacen en Zoho desde ese servidor externo, lea Integración avanzada de las grabaciones con Zoho.

Directo a extensión por usuario Zoho

Con esta opción usted podrá cambiar el flujo de las llamadas entrantes a su centralita basándose en lo contactos o leads que tenga almacenados en Zoho.

Si activa esta opción, cada vez que reciba una llamada a la extensión, el sistema consultará el número llamante en Zoho. Si existe un contacto o lead obtendrá el propietario. Se pueden dar dos casos:

No encuentra propietario. La llamada seguirá el curso normal y será notificada a todos los usuarios que tenga seleccionados en la columna Usuarios Zoho.
Si encuentra propietario. Se buscará la extensión de la centralita del propietario y se desviará la llamada directamente a esa extensión. Se entenderá por extensión del propietario aquella donde esté asignado solo él.

A continuación mostramos un diagrama de flujo de las llamadas a extensiones con esta opción activada.

Forma de uso

Llamada saliente desde Zoho

Para realizar llamadas simplemente hay que elegir el contacto deseado y pulsar el botón de llamar, automáticamente empezará la llamada. Se abrirá un ventana emergente con la información de la llamada. Podrá colgar desde el teléfono físico o desde Zoho CRM directamente en cualquier momento.

Llamada en curso

Cuando la llamada está en curso, podrá escribir notas, consultar la información del contacto y de la llamada.

Llamada entrante al Zoho

Cuando los clientes llaman a la centralita virtual, saltará una ventana emergente con los datos del llamante.

Llamada finalizada

Cuando finaliza una llamada el operador podrá escribir una nota, hacer un seguimiento del cliente o programar una tarea.

¿Cómo sincronizar mis contactos?

Si desea tener sus contacto de Telefácil en Zoho puede hacerlo a través de la sincronización con Google. Telefácil le ofrece la posibilidad de sincronizar sus contactos con Google. Si además sincroniza sus contactos de Zoho con los de Google a través de la sincronización de Zoho con Google correspondiente, tendrá tanto en Telefácil como en Zoho los mismos contactos.

Enviar SMS desde Zoho

En Zoho CRM no existe un módulo específico para enviar SMS, como si lo hay para las llamadas, pero puede programar el envío de SMS como respuesta a diferentes eventos.

En primer lugar tiene que tener claro cuando va a enviar el SMS, para explicar el funcionamiento vamos a suponer que quiere enviar un SMS al contacto cuando se cree una nueva factura asociada a el.

Esta opción solo está disponible para versiones Profesional y Enterprise.

Los pasos son los siguientes:

Crear el Webhook

Acceda a Configuración > Automatización > Reglas del flujo de trabajo > Webhooks

Nombre: SMS Factura. Un nombre que le quiera dar para diferenciarlo de otros webhooks.
URL para notificar: https://scgi.duocom.es/cgi-bin/telefacil2/apisms .URL de nuestra plataforma para envío de SMS.
Método: Obtener. Para seleccionar si queremos una petición tipo POST o GET
Descripción: Para un SMS de aviso de factura nueva. Texto que describa la acción del webhook.
Módulo: Facturas. El módulo que va a general el evento que produzca el envío de SMS.

movil1: Número móvil del contacto. Seleccionamos del módulo Contactos el teléfono móvil, para que sea el destinatario del SMS.
mensaje: Estimado ${Contactos.Nombre} ${Contactos.Apellidos}, se ha creado una nueva factura con el asunto ${Facturas.Asunto}. Con este parámetro hacemos que el contenido del SMS sea un texto personalizado con el nombre del cliente, los apellidos y el asunto de la factura.

principal:XXXXXXXXX. Su usuario de Telefácil
pass:XXXX. Su contraseña de Telefácil
accion:enviar. Requisito de la API de envío SMS.

Crear la regla

Es necesario crear una regla para que dispare el Webhook.

Tendrá que seleccionar el módulo al que va a afectar la regla, ponerle un nombre y una descripción.

A continuación tendrá que seleccionar:

¿Cuando? Seleccionar cuando se va a enviar el SMS, en este caso al Crear
¿Qué registros? Seleccionamos Todos los registro. Puede especificar alguna regla como Los creados en 2015, las facturas asociadas a Contactos llamados Juan...
¿Qué se hace? Seleccionamos el Webhook que creamos en el apartado anterior.

Una vez creado el Webhook y la regla, cada vez que cree una nueva factura asociada a un contacto se le enviará un SMS.

Casos prácticos

Errores frecuentes en Zoho CRM

Error	Posibles soluciones
No se puede obtener los usuarios de Zoho	La causa puede ser que su suscripción a Zoho no incluya PhoneBridge.
No se puede obtener los usuarios de Zoho (2)	Puede que haya hecho pruebas con otro operador y el PhoneBridge esté corrupto. Borre todo e inicie de nuevo la configuración del PhoneBridge.
No me aparece el nombre del contacto en Zoho	Puede que al guardar el número en Zoho haya incluido +34 u otros caracteres como ". - ". Para que Zoho reconozca correctamente el número debe almacenarlo en unos de estos formatos 999999999 ó 999 999 999. Si añade los espacios Zoho evitará que se visualice en formato americano (9999)-9999. Esto NO funciona para las cuentas, en ese caso tiene que poner el número sin ningún espacio o Zoho no le pondrá el nombre de la cuenta.
No veo las llamadas entrantes en Zoho y tengo un cola	Si tiene una cola, por ejemplo en la extensión 0, aunque los operadores contesten en otras extensiones, la 0 tiene que estar asignada a todos los usuarios Zoho que sean las operadores de la cola.

Indice

Página principal >> CRM >> Zoho CRM.

@@ Línea 69: / Línea 69: @@
 ===Advance configuration===
-===='''Desvíos a múltiples extensiones o cola de llamadas'''====
+===='''Forwarding to multiple extensions or call queue'''====
-Puede asignar varios usuarios de Zoho CRM a una misma extensión, seleccionando la opción '''Habilitar la conexión de una extensión a más de un usuario Zoho'''. Guarde los cambios y seleccione los usuarios para una misma extensión usando '''Ctrl + selección''' para seleccionar uno a uno, si quiere seleccionarlos en una lista '''Mayúscula + selección'''.
+You can assign multiple Zoho CRM users to the same extension by selecting the option '''Enabling the connection of an extension to more than one Zoho user'''. Save the changes and select the users for the same extension using'''Ctrl + select''' to select one by one, if you want to select them in a list '''Mayúscula + selección'''.
-Esto es especialmente útil para extensiones de entrada que tienen desvíos a otras extensiones o para aquellas que tiene asignada una cola de llamadas.
+This is especially useful for incoming extensions that have diversions to other extensions or for those that have a call queue assigned to them.
-*Caso de uso 1: Extensiones con desvíos a Voip de otras extensiones
+*Use case 1: Extensions with forwarding to Voip from other extensions
-Lo explicamos para un caso de uso:
+We explain it for a use case:
 [[Archivo:grafico_zoho1.jpg]]
-Tenemos configurada nuestra centralita como se ve en la imagen, un directo a la extensión 1 y en esta desvíos a los voip de las extensiones 80 y 81.
+We have configured our switchboard as seen in the image, a direct to extension 1 and in this diversions to the voip extensions 80 and 81.
 [[Archivo:{{DIR_IMG}}ventas_desvios.jpg|alt=configuracion desvios]]
-Si tuviéramos por ejemplo 2 departamentos (ext 1 y ext2) con devíos a diferentes voip en cada una de ellos el proceso se repetiría para la ext2.
+If we had, for example, 2 departments (ext 1 and ext2) with referrals to different voips in each of them, the process would be repeated for ext2.
-Cada vez que llegue una llamada será enviada a los usuarios registrados con voip en sus respectivas extensiones.
+Every time a call arrives it will be sent to the users registered with voip in their respective extensions.
-El problema está en que aunque la llamada se envíe al voip de la extensión 80, la extensión llamada es la 1. Por eso la configuración estándar en Zoho no nos vale, tenemos que activar los ajustes avanzados.
+The problem is that even though the call is sent to the voip of extension 80, the called extension is 1. That's why the standard configuration in Zoho doesn't work for us, we have to activate the advanced settings.
-La primera opción de los ajustes avanzados: "Permitir seleccionar múltiples usuarios por extensión", nos permitirá asociar a la extensión 1, los usuarios de Zoho ana@miempresa.es alberto@miempresa.es.
+The first option of the advanced settings: "Allow selecting multiple users by extension", will allow us to associate Zoho users ana@miempresa.es alberto@miempresa.es to extension 1.
-De esta forma cuando llegue una llamada, harán ring los teléfonos de Ana y Alberto y además les aparecerá la llamada entrante en Zoho a los dos. Cuando Ana o Alberto descuelguen, el aviso de llamada en el Zoho de la otra persona desaparecerá.
+In this way, when a call arrives, Ana and Alberto's phones will ring and the incoming call will appear in Zoho for both of them. When Ana or Alberto pick up, the other person's Zoho call notification will disappear.
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