Ejemplo 3.ct

Con menú de una sola raíz (centralita con menú telefónico)

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DISCULPEN, PÁGINA AÚN EN CONSTRUCCIÓN

María perez es una autónoma que tiene la actividad de Venta de Complementos al por mayor. Trabaja sola y siempre ha sabido que la imagen que se le da al cliente es muy importante para el futuro de la empresa, por lo que se preocupa en hacer que cuando el cliente llame, perciba la profesionalidad y seriedad que ella quiere transmitirles.

Por este motivo tiene una Centralita con menú telefónico (de una sóla raíz), la cual hace que cuando el cliente llame escuche una locución que le da la bienvenida y le va indicando los dígitos a pulsar para ponerse en contacto con cada sección de departamento.

Con este tipo de Centralita, el cliente cuando llama no puede pulsar directamente una extensión, sino que tiene que esperar a escuchar las opciones que le da la locución para pulsar un dígito.

María Perez tiene creados tres departamentos: Pedidos, Administración y Atc.Cliente, (algunos con varias secciones). En todos ellos contesta siempre ella en su teléfono móvil, por lo que, antes de contestar cada llamada, necesita saber con qué departamento quiere hablar el cliente, para saber cómo saludarle y atenderle (ejemplo:"Dpto.Atc.al cliente, ¿en qué puedo ayudarle?").

Su centralita también está configurada para enviar automáticamente por fax, el catálogo de ventas, a los clientes que así lo deseen, sin necesidad de contactar con ella antes.

Cuando los clientes llaman a su empresa, escuchan lo siguiente:

"Ha contactado con "Marper Complementos" por favor, para contactar con Pedidos pulse "1", con Administración pulse "2", Atención al cliente pulse "3" y para recibir catálogo de venta en su nº de fax, por favor pulse 4".

- Si pulsamos "1" se escucha -> "para hablar con Comercial pulse "1", Realizar pedido pulse "2", para volver al menú anterior pulse "9""

- Si pulsamos "2" se escucha -> "para hablar con Facturación pulse "1", Devoluciones "2" para volver al menú anterior pulse "9"".

- Si pulsamos "3" se escucha -> "estamos transfiriendo su llamada, por favor, espere".

- Si pulsamos "4" se escucha -> "marque su nº de fax para recibir la información o marque "estrella" para volver al menú principal".

Cuando sus clientes llaman y pulsan la opción "1" pedidos > "2" Realizar pedido, escuchan una locución que les pide que graben su mensaje indicando las referencias de los artículos que desean adquirir, seguido de las cantidades de los mismos y por último sus datos personales para ponerse en contacto con ellos. Con esta opción, María evita la perdida de tiempo y gestiona sus pedidos posteriormente con tranquilidad. Los mensajes los recibe en su correo electrónico directamente.

Forma de crearlo :

• Crear "Extensiones normales" para cada sección de departamento existente (ext.80,81,82,83 y 84).
• Crear una "Extensiones de fax" y subir el fichero del catálogo en formato PDF.(ext.85)
• Configurar los "Desvíos de extensión" (teléfonos donde se contestan las llamadas).(ext..80,82,83 y 84)
• Crear un "Menú telefónico".("Menú de una sola raíz")
• Activar en las ext.80,82,83 y 84 la "Locución de aviso" para poder identificar de qué ext.viene la llamada.
• Configurar la "Locución de aviso" en Opciones avanzadas de desvío para extensiones, para que justo al descolgar la llamada, escuchar "Llamada para dpto.de Facturación".
• Configurar la ext.81 para que no realice desvío. Sólo buzón de voz. Ver "Opciones de buzón" en Desvíos de extensión.
• Activar la locución "Durante el desvío" para que cuando cliente pulse "3" (Ext.84 > Atc.cliente) escuche:"estamos transfiriendo su llamada, por favor, espere".. Ver Voz de la centralita.

NOTA: Lo ideal para crear este modelo de centralitas, es realizar antes que nada un boceto de la misma; con todas sus extensiones, departamentos y secciones de departamento.

Esta la hemos creado en base a este boceto:

Configuración paso a paso:

• Lo primero será dar de alta a un nº de centralita. Ver Alta de la centralita.
• También tendremos que tener dado de alta un número de Fax virtual (para poder crear una ext.fax). Ver Alta del fax.

Una vez dados de alta, podremos ver nuestros nuevos nºs en la parte izquierda de la pantalla.

Crear extensiones (Normales)

- Al finalizar el alta de un nº de centralita, siempre por defecto, el Sistema nos lleva directos a "creación de extensiones". Esta pestaña la podemos encontrar en: Configuración >> Extensiones.

- Ahora tendremos que crear cada una de las extensiones para los departamentos. (Ext.80,81,82,83,84)

• Dejamos seleccionado el tipo de extensión "Normal". (1º)

• Insertar el nº de la extensión a crear y el nombre de la misma. (2º)

• Insertar un PIN para la extensión. Confirmarlo. (3º)

• Pinchar en botón CREAR.(4º)

Extensión de fax

Ahora tendremos que crear una extensión de fax, para poder realizar envíos del catálogo de ventas (pdf) cada vez que clientes pulsan la opción telefónicamente. (Ext.85)

• Seleccionar el tipo de extensión "con fax". (1º)

• Insertar el nº de la extensión a crear y el nombre de la misma. (2º)

• En este tipo de extensión no se pide PIN.

• Pinchar en botón CREAR.(3º)

- Ahora tendremos que subir el fichero que queremos que reciban los clientes por fax. (Siempre Pdf)

• Picar en botón EXAMINAR para buscar el fichero en el PC y subirlo.

• Click en el botón FINALIZAR.

Configurar desvíos de extensiones

- Ahora configuraremos los desvíos de cada extensión (teléfonos donde contestan las llamadas).

- Configurar desvíos para ext.80,82,83 y 84.

• Picar en extensión nº.......

• Picar en DESVÍO.

• Insertar números o números de teléfono/s donde se contestarán las llamadas enrantes.
• Click en botón CAMBIAR.

Repetir los pasos de las tres imagenes anteriores, con cada una de las extensiones (82,83 y 84).

Creación de Menú telefónico (de una sola raíz)

• Picar en CONFIGURACIÓN.

• Picar en la pestaña MENÚ TELEFÓNICO.

• Confirmar que está seleccionada la casilla de "con una sola raíz"
• Click en botón CREAR.

- El Menú telefónico parte del icono de "la casita".

- Ahora tendremos que insertar el primer subelemento.

• Picar en el icono "" que encontramos junto a "la casita".

- Al picar en el icono se nos despliega un recuadro en el que tendremos que seleccionar:

• Como "Tipo" seleccionar "Submenú". (1º)

• En "Dígito" desplegar y seleccionar el "1". (2º)

• Click en botón CREAR

• Picar en el icono "" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 1" que hemos creado anteriormente.

- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

• Tipo: "Acceso a extensión". (1º)

• Dígito: "1". (2º)

• Apunta a: "ext.80". (3º)

• Click en botón CREAR. (4º)

- Volvemos a picar en el icono "" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 1"

- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

• Tipo: "Acceso a extensión". (1º)

• Dígito: "2". (2º)

• Apunta a: "ext.81". (3º)

• Click en botón CREAR. (4º)

- Ahora procederemos a crear el "Submenú > 2".

• Picar en el icono "" junto a la casita.

- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

• Tipo: "Submenú". (1º)

• Dígito: "2". (2º)

• Click en botón CREAR. (3º)

• Picar en el icono "" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 2" que hemos creado.

- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

• Tipo: "Acceso a extensión". (1º)

• Dígito: "1". (2º)

• Apunta a: "ext.82". (3º)

• Click en botón CREAR. (4º)

- Volvemos a picar en el icono "Imagen:icono "+" color verde.png" que encontramos junto a la carpeta del "Submenú > 2".

- Seleccionar en el recuadro que se nos despliega:

• Tipo: "Acceso a extensión". (1º)

• Dígito: "2". (2º)

• Apunta a: "ext.83". (3º)

• Click en botón CREAR. (4º)

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Indice

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